엑셀 공백 제거, 대소문자, 단어 교체

| 인사말

안녕하세요? 재무통 taxis 입니다.
오늘은 엑셀 데이터 분석전에 셀 안의 데이터값을 분석에 용이한 형태로 일괄변경할 수 있는 몇가지 방법을 공유하고자 합니다.

# 본 내용은 참고 용도로만 활용하시되, 정확한 정보는 관련 기관에서 확인하시기 바랍니다.

< 목 차 >
Ⅰ. PURPOSE
Ⅱ. SOLUTION

---

PURPOSE

---

엑셀로 데이터를 분석할때에는 가장 먼저 선행되는 것이 각 컬럼(열)별로 데이터의 의미와 형태 등을 파악해야 합니다. 형태라는 것은 숫자, 코드, 날짜, 고유명칭 등으로 분석에 사용될 컬럼 전체 내용을 통일성이 있게 사전작업이 요구될 수 있습니다.
가령 원장 데이터 내용 중 특정 적요 또는 특정 관리항목 내용을 토대로 분석이 필요한 경우 그 데이터값의 형태가 일관성이 없거나, 공백, 또는 육안으로 보이지 않는 문자 앞뒤에 공백이 존재하는 등의 원인으로 데이터분석전에 일일이 수작업으로 변경을 해야하는 상황이 초래될 수 있습니다. 물론 모든 데이터를 한번에 바꿀수는 없지만, 대부분은 특정 패턴을 가지고 있을 수 있으므로, 해당 패턴에 관한 수정대상 데이터가 나올 경우 수식을 사용하여 일괄로 변경이 가능합니다.

---

SOLUTION

---

엑셀데이터 분석전 기초자료의 각 데이터값의 일괄변경(수정)에는 아래와 같은 함수들을 많이 사용하고 있습니다. 각 함수별로 어떤 형태로 기초 데이터값을 변경할 수 있는지 사례를 보여드리겠습니다.

TRIM

간혹 ERP 또는 외부기관 자료를 엑셀로 내려받게 되면, 육안으로는 확인되지 않지만, 해당 셀을 직접 클릭해서 내용을 확인하면 문자 앞 또는 뒤에 공백이 들어간 데이터들이 존재합니다. 이런 경우 TRIM함수를 사용하여 데이터값 중 앞과 뒤에 존재하는 공백을 일괄로 제거할 수 있습니다.

※ 물론 변경이 요구되는 열 전체를 선택하여 한번에 공백을 제거하는 방법도 존재합니다. 찾아바꾸기 기능을 사용하여 공백을 찾을 대상에 입력(space 1번 입력)하고 바꿀 대상에는 공백상태로 모두 바꾸기를 클릭하면 선택영역 내에 모든 공백이 제거됩니다. 다만, 이 경우에 혹시 데이터값이 두 단어 이상으로 구성되어 있고, 단어사이에 공백이 존재한다면, 사용을 못할 수도 있습니다.
그런 경우에도 TRIM함수로 데이터값의 앞과 뒤에 존재하는 공백 역시 제거가 가능합니다.

---

PROPER, LOWER, UPPER

이번에는 영문으로 구성된 데이터값의 대소문자를 변경하는 함수들입니다. 아래 예시를 보고 데이터 분석전에 통일작업을 수행할 수 있습니다.

---

SUBSTITUTE

마지막으로 부가세신고 및 결산에서 실제 본인이 많이 사용하는 함수로 엑셀이 제공하는 찾아바꾸기를 함수로 처리하는 방법입니다. ERP를 최초 도입하는 기업이라면, 사전에 데이터의 형태 및 엑셀로 추출했을때 보여지는 값에도 신경을 많이 써야 합니다. 그렇지 않으면, 추후 내려받은 자료를 다시 가공해야 하는 상황이 발생될 수 있기 때문에 결국 신고업무든, 결산업무든, 업무효율을 떨어트리고 경우에 따라서는 데이터의 신뢰성도 감소할 수 있기 때문입니다.

---

| 맺음말

위와 같이 엑셀 데이터분석 전에 데이터값의 유형 또는 서식 등의 일괄 변경 작업 방법에 대해 알아 보았습니다.

저 또한 회계 및 세무 실무자로써, 위 수식들은 꼭 필요한 경우에만 제한적으로 사용 합니다. 앞서 언급해드린 바와 같이 회계 또는 세무 실무자 분들은 ERP시스템 등에서 추출한 데이터를 가급적이면, 원천데이터 그대로 각 업무에 활용하시는 것을 강력히 추천해드립니다.

그래야만, 추후 제3자(외부감사인, 세무조사관, 감리 등) 입장에서 법인이 산출한 결과값의 신뢰성 및 완전성에 대해 이의 제기를 못하기 때문입니다. 만일 위와 같은 함수들을 사용하는 과정에서 기초데이터의 오류가 존재한다면, 결국 신고서의 납부세액과 재무제표의 계정금액 등에도 영향을 미치기 때문에 꼭 위 함수들을 사용하기 전에 가급적 시스템에서 추출한 데이터의 표시형태를 개선할 수 있는지 여부에 대해 시스템 제공(도입) 업체 또는 내부 IT팀 관계자와 협의하시기를 적극 권해드립니다.

긴글 읽어주신 점 진심으로 감사드립니다. – 재무통 taxis

# 위 내용 중 수정 및 보완할 부분이 있으신 경우 이메일이나 댓글로 연락 주시기 바랍니다.