엑셀 실무 단축키 Short cut!

| 인사말

안녕하세요? 재무통 taxis 입니다.
오늘은 엑셀을 통한 업무과정에서 보다 능숙하고, 신속한 처리를 위한 몇가지 단축키를 공유하고자 합니다.

# 본 내용은 참고 용도로만 활용하시되, 정확한 정보는 관련 기관에서 확인하시기 바랍니다.

< 목 차 >
Ⅰ. PURPOSE
Ⅱ. SOLUTION

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PURPOSE

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엑셀은 사용목적 자체가 데이터의 분석 또는 특정 값의 계산 등이기 때문에 기본적으로 MS워드나 한글과 같이 문서 작성이 주된 목적이 아니므로, 빠른 업무처리를 요하지는 않습니다. 다만, 회계나 세무 실무자들은 정해진 기한내에 업무를 마쳐야 하기에 엑셀은 워드나 한글만큼 능숙해야 합니다.

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SOLUTION

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업무와 관련하여 엑셀 사용시 본인이 필수적으로 사용하는 몇가지 단축키를 설명드리고자 합니다. 물론 엑셀에는 수많은 단축키들이 존재합니다. 오늘 포스팅에서는 단순히 그 단축키들을 나열하는 것이 아니라, 유용하게 사용되는 몇가지  단축키들을 왜 자주 사용하는지에 대해서 안내해드리고자 합니다.

Ctrl + ;   &   Ctrl + Shift + ;

위 두가지는 앞에 것은 오늘 날짜 그리고 뒤에 것은 현재 시간입니다. 결산 또는 세무신고를 준비하기위해 ERP시스템 또는 외부기관 등에서 여러가지 엑셀자료를 취합합니다. 하지만, 원천자료의 취합시기가 언제인가에 따라서 데이터의 결과가 달라 질수도 있습니다. 따라서, 저는 기초자료를 취합하는 경우 반드시 내려받은 일자와 시간을 함께 표시합니다. 이럴 경우 데이터의 버전관리도 용이하고, 만일 시스템 update 등의 내·외부 사정으로 원천자료가 바뀌었어도 버전별로 변경되는 데이터의 비교도 가능합니다.

Ctrl + Y

보통 직전 실행한 명령의 취소하는 단축키로 ctrl + z는 알고 있지만, ctrl + y는 보다 유용한 활용도를 가지고 있습니다. 해당 단축키 실행시 바로 앞전에 수행한 명령을 다시 반복합니다. 간혹 서식 지정 등의 작업이 있을 경우 먼저 특정 셀 한곳만 서식 지정 후 적용이 필요한 범위를 모두 선택하여 위 단축키를 입력하면, 시간 단축이 가능합니다.

Alt + E + S + V

가급적 엑셀데이터를 붙여넣기 할때에는 기존 서식과 수식에 영향이 없도록 값붙여넣기로 사용하시기를 적극 권해드립니다. 만일 붙여넣을 위치에 이미 많은 서식과 관련 수식이 세팅되어 있는 상태에서 단 한번의 붙여넣기 작업으로 서식과 수식이 모두 깨지는 상황이 초래될 수 있습니다. 또한 외부자료를 불러와서 붙여넣기 할때에는 간혹 엑셀 버전의 차이로 선택하여 붙여넣기 화면이 안보이고 다른 팝업이 표시될 수 있습니다. 이럴때에는 텍스트로 붙여넣기를 권해드리며, 숫자가 텍스트로 표시되는 경우 아래 링크를 참고하시기 바랍니다.

https://number.tistory.com/76

엑셀 공백 제거, 대소문자, 단어 교체

 

Shift + Space   &   Ctrl + Space

열 또는 행 전체를 선택하는 단축키로 간혹 외부 엑셀자료를 분석하거나, 행 또는 열 전체의 합계를 빠르게 확인해야하는 경우에도 자주 사용합니다. 또한 열삽입과 행삽입시에도 삽입 위치에 위와 같이 행 또는 열 전체 선택을 하면 삽입작업에도 수월합니다.

Alt + Shift + → or ← 

작업과정에서 화면상에서 보일 필요가 없는 행 또는 열을 전체 선택한 후에 위 단축키를 사용하면 행과 열 그룹 지정이 가능합니다. 본인은 가급적 엑셀자료에 행열 숨기기를 하지 않습니다. 만약 숨기기로 보이지 않는 행,열에 특정 수식이나, 참조에 중요한 수치가 가려져 있을 경우 엑셀 분석에 어려움이 존재합니다. 하지만, 그룹으로 처리하는 경우 행과 열 최상단에 또는 최좌측에 그룹되어진 영역이 체크박스로 표시되어, 누구든 해당 자료를 참고할 때에 숨겨진 행 또는 열이 존재하는지를 바로 알수 있습니다.

Alt + 1 ~ 9

빠른 도구모음에 엑셀 상단 화면의 각 메뉴 버튼 위에서 우클릭을 하여 추가할 경우 Alt + 1 ~ 9 만으로 빠르게 실행할 수 있으며, 사용자가 직접 지정하는 메뉴별 단축키임으로 편리합니다. 하지만, 엑셀에서 우리가 필요로 하는 많은 메뉴들 중에서 9개? 까지 모두 지정하고, alt + 9 같은 경우는 사실 거의 사용되지 않고 직접 클릭하는 경우가 많습니다. 그래서 기본적으로 많이 사용되는 메뉴는 단축키로 직접 사용하고, 각자 본인에게 꼭 필요한 기능이지만, 엑셀에서 특별한 단축키가 지정되지 않은 경우에 빠른 도구모음에 지정해두는 것이 효율적입니다.

• Alt + D + S: 정렬
• Alt + D + P: 피벗테이블
• Alt + D + F + F: 필터
• Alt + D + E: 텍스트바꾸기(서식변경, 문자나누기 등)
• Alt + O + C + A: 선택된 범위의 데이터 기준으로 열너비 자동조정

Ctrl + Shift + `(normal), 1(number), 2(time), 3(date), 4($), 5(%)

숫자와 관련된 서식 지정은 위 단축키로 빠르게 지정 가능합니다. 또한 행 또는 열 전체선택 단축키와 함께 사용할 경우 외부 데이터의 1차 가공 작업에 유용하게 사용 가능합니다.

Ctrl + Pageup   &   Ctrl + Pagedown

작업 중인 엑셀파일의 각 시트별로 이동이 가능합니다. Ctrl과 Shift를 같이 누르고 pageup 또는 pagedown할 경우에는 다수의 시트를 선택할 수 있습니다.

Shift + F11

빈 시트 추가

Alt + E + M

현재 활성화된 시트의 이동(복사)

Ctrl + D   &   Ctrl + R

D는 바로 위에 셀 데이터 붙여넣기(값 붙여넣기가 아니므로 서식이 깨질 수 있음.)와 R은 바로 왼쪽셀 데이터 붙여넣기 입니다.

Ctrl + Enter

불특정한 여러 셀에 나뉘어져서 선택된 상태로 동일한 값 또는 수식을 입력할 수 있습니다.

Ctrl + End   &   Ctrl + Home

시트의 마지막 데이터가 입력된 위치로 이동하거나, A1셀로 이동할수 있습니다. 또한 Ctrl + G를 사용하여 직접 셀번호를 입력하여 이동할수도 있습니다.

Ctrl + 1

마지막으로 세부적인 셀서식 지정에 꼭 필요한 서식메뉴팝업을 실행하고, Ctrl + tab 또는 Ctrl + Shift + tab 을 통해서 각각의 팝업창내의 세부탭화면으로 이동이 가능합니다.

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| 맺음말

위와 같이 엑셀 작업시 많이 사용하는 단축키에 대해서 알아 보았습니다.

아직도 회계나 세무, 재무관리 등의 분야에서는 엑셀이라는 프로그램을 업무상 능숙하게 다룰수 있는 직원을 채용하고자 합니다. 물론 자격증이 있다면, 지원 서류만으로 잘 할 것이라고 예상합니다. 하지만, 실무는 곧 경험이 중요합니다. 엑셀 데이터의 구조를 보고, 필요한 자료와 가공하는 방법, 분석 또는 계산해나가는 절차 등이 빠르게 이뤄져야 합니다. 본인은 엑셀 관련 자격증을 취득하는 것도 중요하지만, 결국 실무에서 얼마만큼 그 직원이 능숙하게 엑셀을 다룰 수 있는지를 보여줄 수 있는 방법은 바로 분석이나 계산작업에 바로 사용 가능한 기초데이터의 가공능력이라고 생각합니다. 따라서, 여러가지 엑셀 예제(데이터가 가급적 많은 자료)들을 직접 분석하거나, 어떤 값을 도출하기 위해 사전 작업을 하는 것과 같은 연습을 많이 하시길 바랍니다. 

긴글 읽어주신 점 진심으로 감사드립니다. – 재무통 taxis

# 위 내용 중 수정 및 보완할 부분이 있으신 경우 이메일이나 댓글로 연락 주시기 바랍니다.