법인의 일반적인 경비지출의 대부분인 '여비교통비' 회계세무 처리방법
| 인사말
안녕하세요? 재무통 taxis 입니다.
오늘은 법인에서 빈번히 발생되는 출장, 외근, 현장파견 등의 과정에서 지출되는 여비교통비 계정과목에 대해 알아보고자 합니다.
# 본 내용은 참고 용도로만 활용하시되, 정확한 정보는 관련 기관 또는 법규정, 기준서 등을 확인하시기 바랍니다.
< 목 차 >
Ⅰ. 국내 여비교통비
Ⅱ. 해외 여비교통비
Ⅰ. 국내 여비교통비
여비교통비
여비교통비란 임직원의 직무수행과 관련하여 출장을 가는 경우 발생하는 제비용을 의미합니다. 여비교통비의 내용은 업무출장과 관련하여 지출되는 제경비로 교통비, 식대, 일비, 주차비 등의 지출입니다.
증빙서류
여비교통비는 그 지출성격상 증빙을 수취할 수 없는 경우가 의외로 많습니다. 따라서 회사에 여비교통비 지출에 대한 지급규정을 작성하여 운영하는 것이 바람직하며, 지급규정이 있다하더라도 그 지출에 대하여 정규영수증을 수취하여야 합니다. 단, 정규영수증을 수취할 수 없는 경우 출장신청서, 출장계획서 등에 의하여 지출을 증명하여야 하며, 이 경우에도 증빙불비가산세는 면제되지는 않습니다.
출장여비지급에 관한 내부규정을 정하고 식대, 교통비 등을 일비로 지급하는 경우에도 거래 건당 3만원을 초과하는 지출의 경우로서 정규영수증 수취대상 거래인 경우에는 정규영수증을 수취하여야 합니다. 단, 불가피하게 증빙을 수취할 수 없는 경우 등으로서 실비변상정도의 지급액은 사규에 의하여 그 지급기준이 정해여 있어야 하고, 사회통념상 타당하다고 인정되는 범위 내에서는 손금(법인세 산출시 법인비용으로 인정받는 항목)에 산입할 수 있습니다.
직무와 관련한 국내 출장여비 중 시내교통비 등 지출에 대한 증빙서류를 수취하기가 어려운 경우 시외출장은 국내출장신청서 또는 여비정산서에 의하여 정산하고 시내출장은 시내출장비 지출명세서 또는 지출결의서를 증빙서류로 사용할 수 있습니다.
- 출장지 숙박요금, 음식점 등에 대하여 거래 건별로 그 금액이 3만원을 초과하는 경우 신용카드를 사용하여 결제하거나 세금계산서를 수취하여야 합니다.
- 출장여비를 내부지급기준에 의하여 일정 금액을 실비로 지급하는 경우라 하더라도 원칙적으로 지출증빙을 수취하여야 합니다. 단, 현실적으로 증빙을 수취하기 어려운 경우(시내버스요금, 택시요금 등)에는 회사 내부 품의서 또는 출장여비신청서 등을 지출증빙으로 사용할 수 있는 것이나 사회통념상 적정한 것으로 인정되는 범위내의 금액인 경우에 한하여 손금산입할 수 있습니다.
- 법인이 업무와 관련하여 출장하는 사용인에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대등이 당해 법인의 여비지급규정 및 객관적인 거래증빙에 의하여 법인에게 귀속시키는 것이 정당함이 입증된 경우에 손금에 산입합니다.
- 철도비지니스카드는 구입시 주로 할인혜택을 받기 위한 카드로 일정기간(6개월 또는 1년동안만 할인혜택을 받을 수 있는 제도이며, 계약기간 종료시 당초 구입비를 돌려받을 수 없는 비용으로 여비교통비로 처리합니다.
시내출장비
임직원의 시내 및 당일 인근지역 출장에 따른 교통비로서 시내출장비의 경우 시내버스요금, 택시요금, 직원소유 차량 업무용 운행경비(고속도로 통행료, 유류대, 주차비 등) 등으로 영수증 수취가 현실적으로 어려운 경우 그 지급규정을 만들고 시내 여비교통비 지출일지 등을 작성합니다.(예시: 목적지와 업무내용 등 기재)
회사 실정에 따라 시내출장이 많은 직원의 경우 직원 소유차량을 직접 운전하여 업무수행에 이용할 시 시내출장비를 별도로 지급하는 대신 월정액을 시내출장비로 지급할 수 있습니다. 이 경우 월 20만원 이하의 출장여비는 증빙서류가 없어도 세법상 정당한 지출로 인정되며, 시내출장비를 월정액으로 지급받은 직원의 근로소득에도 합산하지 아니합니다.(비과세소득)
시내교통비 지출증빙서류
- 시내버스요금, 택시요금 : 지출증빙 수취의무 없음
- 통행료 영수증 : 통행료영수증, 정액권영수증, 정액 카드 등
시외 출장비
출장비 지급규정 등을 두어 출장비를 지급하여야 하며, 그 지출에 대한 증빙서류 수취가 가능한 지출은 증빙서류를 수취하여 출장여비 정산서 등에 첨부하여 두어야 합니다. 법인이 업무와 관련하여 출장하는 사용인에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대 등이 당해 법인의 여비지급규정 및 객관적인 거래증빙에 의하여 법인에게 귀속시키는 것이 정당함이 입증된 경우에는 소득금액계산상 손금에 산입하는 것이나, 이 경우 당해 사용인이 지출한 경비 중 사업자로부터 거래 건당 3만원을 초과하는 지출금액에 대하여 정규영수증을 수취하지 아니한 경우에는 정규영수증미수취에 대한 증빙불비가산세가 적용됩니다. 단, 사규에 의하여 정액으로 지급되는 실비 정도의 일비는 정규영수증 수취 대상이 아닙니다.
- 출장여비 청구 및 정산서에 지출 영수증 등을 첨부하여야 하며, 택시요금 등 영수증 수취가 불가능한 경우에는 그 지출내역을 기록한다.
- 시외 출장과 관련하여 출장자가 자가운전신청서를 작성하여 제출하고 한 달 단위 또는 일 단위로 3만원을 초과하여 지출하였다하더라도 거래 건별로 3만원을 초과하지 아니하는 경우에는 정규영수증을 수취하지 않아도 지출증빙 가산세가 적용되지 아니한다.
시외출장비 지출증빙서류
- 항공료 : 항공권
- 호텔비 : 호텔비 지급영수증
- 식사비 : 음식점이 발행한 영수증
항공료 및 고속철도요금 신용카드결제시 매입세액공제 여부
여객운송사업자가 교부하는 항공권은 부가가치세법시행령 제79조의 2의 규정에 의하여 영수증 교부의무자의 범위에 해당하는 것이므로 부가가치세법 제16조의 세금계산서 교부대상에서 제외되는 것이며, 부가가치세법 제32조의 2에서 규정하는 신용카드사용 매입세액공제 대상에 제외되는 것임.
부가가치세 과세사업자가 자기의 과세사업과 관련하여 출장시 고속철도건설촉진법에 규정된 고속철도에 의한 여객운송용역을 공급하는 자로부터 용역을 공급받는 경우 공급자는 부가가치세법 제32조의 규정에 의하여 영수증만을 교부하는 것으로서 당해 영수증을 교부받은 사업자는 당해 영수증에 의하여는 거래징수당한 부가가치세를 공제(환급)할 수 없는 것임 (부가46015-1217. 1995.07.05)
신용카드사용의 매입세액공제
부가가치세법시행령 제88조(신용카드 등의 사용에 따른 세액공제 등)
① 법 제46조제1항 각 호 외의 부분에서 “대통령령으로 정하는 전자적 결제 수단”이란 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 것을 말한다. <신설 2020. 2. 11.>
1. 카드 또는 컴퓨터 등 전자적인 매체에 화폐가치를 저장했다가 재화 또는 용역을 구매할 때 지급하는 결제 수단(이하 이 조에서 “전자화폐”라 한다)일 것
2. 전자화폐를 발행하는 사업자가 결제 명세를 가맹 사업자별로 구분하여 관리할 것
② 법 제46조제1항제1호가목에서 “대통령령으로 정하는 사업을 하는 사업자”란 제73조제1항 및 제2항에 따른 사업을 하는 사업자를 말한다. <개정 2016. 2. 17., 2020. 2. 11.>
③ 법 제46조제1항제1호가목에서 “대통령령으로 정하는 금액”이란 사업장을 기준으로 10억원을 말한다. <신설 2016. 2. 17., 2020. 2. 11.>
④ 법 제46조제1항제2호다목에서 “대통령령으로 정하는 것”이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 것을 말한다. <개정 2016. 2. 17., 2019. 2. 12., 2020. 2. 11.>
1. 「여신전문금융업법」에 따른 다음 각 목의 것
가. 직불카드영수증
나. 결제대행업체를 통한 신용카드매출전표
다. 선불카드영수증(실제 명의가 확인되는 것으로 한정한다)
2. 「조세특례제한법」 제126조의3에 따른 현금영수증(부가통신사업자가 통신판매업자를 대신하여 발급하는 현금영수증을 포함한다)
3. 「전자금융거래법」에 따른 다음 각 목의 것
가. 직불전자지급수단 영수증
나. 선불전자지급수단 영수증(실제 명의가 확인되는 것으로 한정한다)
다. 전자지급결제대행에 관한 업무를 하는 금융회사 또는 전자금융업자를 통한 신용카드매출전표
⑤ 법 제46조제3항에서 “대통령령으로 정하는 사업자”란 다음 각 호에 해당하지 않는 사업을 경영하는 사업자로서 법 제36조제1항제2호에 해당하지 않는 사업자를 말한다. <개정 2016. 2. 17., 2021. 2. 17.>
1. 목욕ㆍ이발ㆍ미용업
2. 여객운송업(「여객자동차 운수사업법 시행령」 제3조에 따른 전세버스운송사업은 제외한다)
3. 입장권을 발행하여 경영하는 사업
4. 제35조제1호 단서의 용역을 공급하는 사업
5. 제35조제5호 단서에 해당하지 아니하는 것으로서 수의사가 제공하는 동물의 진료용역
6. 제36조제2항제1호 및 제2호의 용역을 공급하는 사업
⑥ 법 제46조제3항제1호에서 “대통령령으로 정하는 신용카드매출전표등 수령명세서”란 제74조제1호에 따른 신용카드매출전표등 수령명세서를 말한다. <개정 2016. 2. 17.>
⑦ 법 제46조제3항제2호에서 “대통령령으로 정하는 방법”이란 「소득세법」 제160조의2제4항 또는 「법인세법」 제116조제4항에 따른 방법을 말한다. <개정 2016. 2. 17.>
⑧ 법 제46조제4항에서 “대통령령으로 정하는 자”란 소매업, 음식점업, 숙박업 또는 그 밖에 주로 사업자가 아닌 소비자를 대상으로 하는 사업을 경영하는 자로서 사업규모 및 지역 등을 고려하여 국세청장이 정하는 자를 말한다. <개정 2016. 2. 17.>
⑨ 국세청장은 납세보전에 필요한 범위에서 다음 각 호의 사항을 정할 수 있다. <개정 2016. 2. 17.>
1. 신용카드매출전표와 현금영수증의 발행 및 보급
2. 신용카드가맹점과 현금영수증가맹점 가입 대상자의 지정절차
3. 그 밖에 납세보전 관련 업무의 집행에 필요한 사항
회계처리 사례
① 출장비 지급
직원 홍길동의 출장과 관련하여 시외 출장여비 500,000원을 8월 2일 국민은행 보통예금에서 인출하여 즉시 지급합니다.
가지급금* 500,000 / 보통예금 500,000
*가지급금 : 출장여비가 확정되기 전 지급한 금액은 통상 가지급금으로 처리한 다음 출장 종료 후 정산합니다.
※ 일반적으로 가지급금을 직원에게 지급한 경우 관리항목을 사원번호로 입력하는 것이 추후 정산 및 잔액관리에 유용합니다.
② 출장비 정산
8월 31일에 직원 홍길동이 출장을 마치고 출장여비를 정산한바실제 사용한 출장비는 450,000원으로 잔액 50,000원은 현금으로 회수되었습니다.
여비교통비 450,000 / 가지급금 500,000
현금 50,000 /
Ⅱ. 해외 여비교통비
해외출장비
해외출장비란 법인이 업무와 관련하여 임직원이 해외에 출장을 가는 경우 그 소요되는 경비를 말한다. 해외출장비는 업무상 해외출장으로 객관적인 거래증빙 등이 있는 경우 손금에 산입할 수 있습니다.
해외출장비 정산시 해외는 국내와는 달리 적격증빙수취의무가 적용되지 아니하나 해외출장과 관련한 증빙이 없다거나 있다 하더라도 외국영수증이므로 이런 경우 해외출장비 정산서를 통하여 출장비를 정산하여야 합니다.
업무와 관련한 해외출장시 대개의 경우 출장업무를 종료할 때까지 그 금액이 확정되지 않으므로 대략의 금액을 산정하여 해외출장여비를 지급합니다. 이 경우 해외출장여비 지급시 출장자에 대한 가지급금으로 일단 출금처리하고 해외출장을 마친 후 출장경비 정산시 이미 지급한 가지급금(해외출장여비로 대략 지급한 금액)과 대체처리하고 해외출장과 관련하여 확정된 해외출장여비를 여비교통비로 처리합니다.
- 회사의 업무상 해외출장여비에 한하여 비용으로 계상하여야 하며, 해외출장사용경비정산서에 해외출장여비명세서를 기록하여야 합니다.
- 해외 출장비는 사용금액이 많고 외국화폐의 원화환산, 각종 지출영수증에 대한 계산의 어려움 등으로 가능한 출장자가 해외출장사용경비 정산서를 직접 작성하도록 하며, 해외출장사용경비 정산서에 지출에 관한 영수증을 첨부합니다.
해외출장비 손금인정기준
법인세법 기본통칙 19-19…22 【 해외여비의 손금산입기준 】
임원 또는 사용인의 해외여행에 관련하여 지급하는 여비는 그 해외여행이 당해 법인의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한한다. 따라서 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되지 아니하는 해외여행의 여비와 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 금액을 초과하는 부분의 금액은 원칙적으로 당해 임원 또는 사용인에 대한 급여로 한다. 다만, 그 해외여행이 여행기간의 거의 전기간을 통하여 분명히 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 것인 경우에는 그 해외여행을 위해 지급하는 여비는 사회통념상 합리적인 기준에 의하여 계산하고 있는 등, 부당하게 다액이 아니라고 인정되는 한 전액을 당해 법인의 손금으로 한다.
해외출장의 업무연관성 판단
법인세법 기본통칙 19-19…23 【 업무수행상 필요한 해외여행의 판정 】
① 임원 또는 사용인의 해외여행이 법인의 업무수행상 필요한 것인가는 그 여행의 목적, 여행지, 여행기간 등을 참작하여 판정한다. 다만, 다음 각호의 1에 해당하는 여행은 원칙적으로 법인의 업무수행상 필요한 해외여행으로 보지 아니한다. <개정 2001.11.01>
1. 관광여행의 허가를 얻어 행하는 여행
2. 여행알선업자 등이 행하는 단체여행에 응모하여 행하는 여행
3. 동업자단체, 기타 이에 준하는 단체가 주최하여 행하는 단체여행으로서 주로 관광목적이라고 인정되는 것
② 제1항 단서에 해당하는 경우에도 그 해외여행 기간 중에 있어서의 여행지, 수행한 일의 내용 등으로 보아 법인의 업무와 직접 관련이 있는 것이 있다고 인정될 때에는 법인이 지급하는 그 해외여행에 소요되는 여비 가운데 법인의 업무에 직접 관련이 있는 부분에 직접 소요된 비용(왕복 교통비는 제외한다)은 여비로서 손금에 산입한다. <신설 2001.11.01>
해외출장 동반자 비용
법인세법 기본통칙 19-19…24 【 해외여행동반자의 여비처리 】
임원이 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 해외여행에 그 친족 또는 그 업무에 상시 종사하고 있지 아니하는 자를 동반한 경우에 있어서 그 동반자와 관련된 여비를 법인이 부담하는 때의 그 여비는 그 임원에 대한 급여로 한다. 다만, 그 동반이 다음 각호의 1의 경우와 같이 분명히 그 해외여행의 목적을 달성하기 위하여 필요한 동반이라고 인정되는 때에는 그러하지 아니하다.
1. 그 임원이 상시 보좌를 필요로 하는 신체장애자이므로 동반하는 경우
2. 국제회의의 참석 등에 배우자를 필수적으로 동반하도록 하는 경우
3. 그 여행의 목적을 수행하기 위하여 외국어에 능숙한 자 또는 고도의 전문적 지식을 지니는 자를 필요로 하는 경우에 그러한 적임자가 법인의 임원이나 사용인 가운데 없기 때문에 임시로 위촉한 자를 동반하는 경우
증빙서류
국외에서 제공받는 재화와 용역에 대하여는 세금계산서 등 적격지출증빙 수취대상에 해당하지 아니하므로 거래 건 당 3만원을 초과하는 경비지출의 경우에도정규영수증 수취대상거래는 아니나 해외출장지에서 교부받은 해당 국가의 영수증은반드시 지출증빙으로 보관하여야 합니다.
해외출장비는 그 경비를 원화로 지급하는 외화로 지급하는 관계없이 실제 해외에서 출장과 관련한 비용을 사용한 경우 그 증빙서류(출장국의 현지에서 발행한영수증)에 의하여 정산하는 경우 해외출장비로 처리할 수 있는 것이나 해외출장과 관련하여 일정 금액을 포괄적으로 지급하는 경우 영수증에 의하여 해외출장비로 사용한 것이 확인되는 금액은 법인의 손금에 해당하나 그 지급근거를 전혀찾을 수 없는 경우에는 그 귀속자를 밝혀 소득처분(손금불산입 상여처분)하여야 합니다.
한편, 국외에서 접대를 하는 경우 건당 3만원 초과 접대비에 대하여는 국내와 같이 신용카드를 사용하여 신용카드매출전표를 수취하여야 하는 것이며, 신용카드로 결제하지 않은 경우 손금불산입됩니다. 다만, 현금외의 다른 결제수단이 없는아프리카 지역 등의 경우에는 예외로 합니다.
여행사를 이용한 해외출장시 증빙서류(부가46015-1296, 2000.06.02)
관광진흥법에 의한 일반여행업을 영위하는 사업자가 여행객에게 여행용역을 제공하고 그대가를 받는 경우에 부가가치세 과세표준은 여행객으로부터 받는 대금 요금 수수료 기타 명목여하에 불구하고 대가관계에 있는 모든 금전적 가치있는 것을 포함하는 것입니다. 여행알선수수료와 여행객이 부담하여야 하는 숙박비, 교통비, 식사비, 입장료 등을 구분계약하여 그 대가를 받는 경우에는 당해 숙박비, 교통비, 식사비, 입장료 등은 부가가치세 과세표준에 포함하지 아니하는 것이며, 당해 숙박비 등에 대하여는 부가가치세법 제16조 제1항의 규정에 의한 세금계산서를 여행객에게 교부할 수 없는 것입니다.
통상적으로 여행사의 알선용역과 숙박비 등을 구분하여 그 대가를 지급하게 되므로 여행사에게 지급되는 여행사의 알선수수료에 대해서는 세금계산서를 수취하는 등 정규증빙을교부받아야 하며, 해외에서 실제로 용역을 제공받게 되는 숙박비, 교통비 등과 해외항공용역(항공권)에 대해서는 증빙수취특례가 적용되어 관련 영수증 등으로 증빙이 가능하며 가산세 적용이 배제됩니다.
여행사가 여행경비를 대신 지급하는 경우 지출증빙(법인46012-268, 2000.11.16)
법인이 여행사에게 여행알선용역의 대가를 지급함에 있어서 당해 용역의 대가에 해당하는 수수료 외에 교통비, 숙박비, 입장료 등 여행경비를 함께 지급한 후 동 여행 경비를 여행사로 하여금 대신 지급하도록 한 경우 그 위탁 지급한 여행 경비에 대하여도 법인세법 시행령 제158조 제2항 각호에 규정한 경우(국외에서 재화 또는 용역을 공급받은 경우 및 향공기의 항행용역을 제공받은 경우 등에는 지출증빙서류의 수취특례가 적용)를 제외하고는 당해 법인이 실제 용역을 제공한 자로부터 같은법 제116조 제2항 각호의 지출증빙서류를 수취하여야 하는 것으로 이를 수취하지 아니한 경우에는 법인세법 제76조 제5항의 규정에 의한 가산세(증빙불비가산세)를 납부하여야 하는 것이나, 이 경우에도 입장권 등 다른 객관적인 자료에 의하여 당해 법인의 사업과 관련하여 지출된 사실이 확인되는 경우에는 이를 각 사업연도의 소득금액 계산시 손금에 산입하는 것임.
회계처리 사례
① 해외출장여비 지급
직원의 해외출장과 관련하여 출장여비 2,000,000원을 보통예금에서 인출하여 지급합니다.
가지급금 2,000,000 / 보통예금 2,000,000
② 해외출장여비 정산
해외 출장 후 출장여비 2,000,000원을 전액 사용하였고 법인신용카드로 해외에서 800,000원을 추가 사용한 바 지출영수증 및 신용카드전표를 수취하여 여비교통비로 처리합니다.
차변) 여비교통비 2,800,000 /
대변) 가지급금 2,000,000
대변) 미지급금* 800,000
*미지급금 : 신용카드사에 대한 미지급금으로 처리합니다.
해외 출장비 지급시 외화로 환전하여 지급하고 잔여 외화 반환시
① 해외출장여비 지급
직원의 해외출장과 관련하여 출장여비를 미화 $1,000로 환전하여 지급하고, 환전 당시 환율은 $당 1,100원이며, 보통예금에서 인출하여 결제합니다.
가지급금 1,100,000 / 보통예금 1,100,000
*해외출장비를 외화로 환산하여 지급한 경우 환전 당시 금액을 가지급금으로 처리합니다.
② 해외출장비 미사용금액 외화회수
해외 출장 후 출장여비 $900을 사용하고, $100은 반환받아 보관합니다.
여비교통비 990,000 / 가지급금1,100,000
외화현금 110,000
*해외여비를 외화로 지급하였으나 출장 후 미사용한 외화를 일부 반납한 경우 환전당시 원화환산금액을 해외출장비에서 차감 정산하여 입금처리합니다.
③ 외화환전
$100을 외국환은행에서 원화로 환전합니다. (매입율 1,000원/$)
보통예금 100,000 / 외화현금 110,000
외환차손* 10,000
*외화를 원화로 환전하여 입금하는 경우 환전 당시 환율과 입금 당시 환율차액에 대하여 외환차손익으로 처리합니다.
※ 임직원 해외 출장시 출장여비를 외화로 환전하지 아니하고 현금으로 지급하였으나 출장종료 후 출장여비 미사용금액을 외화로 반납한 경우 반납한 당시의 기준환율(재정환율)을 적용하여 입금처리한 다음 반납한 외화를 금융기관에서 원화로 환산할 시 반납시점과 환산시점의 환율차이에 대한 금액은 외화차손익으로 처리합니다.
해외여비를 외화로 환전하여 지급하는 경우의 여비교통비(법인 22601-3744 1989.10.14)
손비에 해당하는 해외여비를 외화로 환전하여 지급하는 경우에 법인의 각사업연도소득금액계산에 있어 손금에 산입할 금액은 실제로 소요된 원화금액으로 하는 것임.
| 맺음말
오늘은 위와 같이 여비교통비에 관한 회계 및 세무 실무처리 방법에 대해 정리하였습니다.
긴글 읽어주신 점 진심으로 감사드립니다. – 재무통 taxis
# 위 내용 중 수정 및 보완할 부분이 있으신 경우 이메일이나 댓글로 연락 주시기 바랍니다.
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