회계전표 검토요령 공유

법인의 결산시 필수요소인 원장을 구성하는 회계전표

| 인사말

안녕하세요? 재무통 taxis 입니다.
오늘은 법인의 결산에서 가장 중요한 회계원장, 그리고 그 회계원장에 데이터를 반영시키는 기초문서인 회계전표에 대해서 회계실무자 입장에서의 검토요령을 공유하고자 합니다.

# 본 내용은 참고 용도로만 활용하시되, 정확한 정보는 관련 기관 또는 법규정, 기준서 등을 확인하시기 바랍니다.

< 목 차 >
Ⅰ. 개요
Ⅱ. 전표종류
Ⅲ. 전표검토요령

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Ⅰ. 개요

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전표

전표란 법인의 모든 거래를 유형별로 기록 및 관리하기 위하여 회계상 인식되어야 하는 거래에 대한 계정과목, 거래내용, 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 문서를 의미합니다. 회계상 거래에 알맞은 계정과목을 적용하여 분개 처리하고, 다시 일정한 기준에 따라 입력해야 하는데 이때 작성하는 문서를 전표라고 합니다.

이러한 전표가 모이면 회계장부의 역할을 하기 때문에 모든 법인의 결산에 있어서, 가장 기본적이면서 중요한 문서가 바로 전표 입니다. 통상 법인의 전표종류로는 입금전표, 출금전표, 대체전표, 분개전표 등이 존재합니다.

장부

장부는 위와 같은 회계전표가 쌓이면 그것은 장부로 이관되어, 매기간에 발생된 회계상의 거래가 누적되어 기록된 자료를 의미힙니다. 장부는 그 내용이 상세할수록 회계결산이나, 외부감사 과정에서 매우 유용합니다. 하지만, 반대로 세무조사과정에서는 필요이상의 정보가 과세당국(국세청)에 제공될 수 있으므로, 회계전표 또는 장부에 담을 내용에 대해서는 실무자와 관리자가 충분히 고려하여 결정해야 합니다.

또한 반영될 데이터가 늘어날수록 이는 전표를 입력하는 당사자로 하여금 업무효율성을 떨어트리는 원인이 되기도 합니다. 하지만 이부분은 최근 ERP 기술의 고도화로 세금계산서 내용 또는 법인카드 사용내역을 자동으로 전표로 입력할수 있는 방법들이 존재합니다. 물론 도입에는 반드시 회사에 적정한 방법으로의 적용등의 시행착오와 높은 금액의 투자가 수반됩니다.

재무제표 작성 절차

기중거래

① 거래발생 → 분개 및 전표 작성 → 일계표 및 월계표 작성 → 총계정원장 및 계정별원장, 보조원장 작성

결산 예비절차

② 수정전 합계잔액시산표 작성 → 결산정리사항 수정 → 수정후 시산표 작성 → 정산표 작성

결산 본절차

③ 총계정원장 및 보조부 등 장부 마감 → 재무제표 작성

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Ⅱ. 전표종류

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입금전표

입금전표는 현금이 들어오는 거래를 기재하는 전표입니다. 입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표상의 계정에는 대변계정만 기재해야 합니다. 이 때 주의해야 할 사항은 입금의 상대계정과목이 두 개 이면 두 장의 전표를 작성해야 한다는 점입니다.

출금전표

출금전표는 입금전표와는 반대로 현금이 지출되는 거래를 기재하는 전표입니다. 출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표상의 계정과목에는 차변계정만 기재합니다. 이때 만일 출금에 대응하는 차변의 계정과목이 두 개가 나온다면 두 장의 출금전표를 발행해야 하며, 계정과목이 세 개인 경우에는 세 장의 출금전표를 발행해야 한다. 여러 계정과목을 한 장으로 전부처리하지 않도록 주의해야 합니다.

대체전표

대체전표는 현금의 수입과 지출의 변동이 없는 거래(대체거래)를 기입하는 전표입니다. 대체거래는 전부대체거래(전부 비현금거래)와 일부대체거래(일부 현금거래)로 분류됩니. 상품을 판매하고 일부는 현금으로 받고 일부는 외상으로 하는 등의 복합된 거래(일부 현금거래)를 기록하기도 합니다.

대체전표는 검정색으로 인쇄되어 있으며, 거래에 있어 일부 현금의 입출금을 수반하는 경우에도 사용됩니다. 대체전표는 차변과 대변의 기입 내용을 사전에 잘 숙지하고 거래내역을 쉽게 파악할 수 있도록 작성해야 합니다. 대체전표 차변에 입금거래, 대변에 출금거래를 기입합니다. 따라서 차변은 입금전표, 대변은 출금전표에 해당합니다. 일부 대체거래에 대해서는 현금수지를 표시하기 위하여 차변에 차감현금 지불란을, 대변에 차감현금 수입란을 설정하고 있습니다. 경우에 따라서 회사의 모든 거래를 대체전표로 작성할 수도 있는데 이러한 경우에는 거래 전체를 한눈에 파악할 수 있고, 분개의 의미를 쉽게 이해할 수 있는 장점이 있으며, 이를 날짜순으로 정리해 두면 분개장으로 활용할 수 있습니다.

분개전표

분개전표란 거래의 내용을 분개장과 같은 형식으로 기재할 수 있도록 만든 전표로 하나의 전표에 모든 거래내역을 기록하게 됩니다. 이러한 분개전표를 순서대로 철할 경우 분개장과 같은 역할을 하게 됩니다. 분개전표를 작성하는 목적은 거래 담당자가 거래 처리에 관한 책임을 명확히 하기 위함입니다. 따라서 분개전표에는 발생한 모든 거래들을 발생 순서에 따라서 내용을 요약하여 보기 쉽게 정리해야 합니다. 분개전표를 작성할 때에는 거래에 대한 자세한 내역이 필요하지는 않습니다. 즉, 거래를 집계하여 장부를 작성할 때는 거래일자, 적요, 계정과목, 금액만이 의미를 갖고 나머지 내용은 중요도가 떨어집니다. 따라서 거래의 내용을 요약하여 보기 쉽게 정리하는 것이 중요합니다.

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Ⅲ. 전표검토요령

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필자 본인은 실무에서 아래와 같이 전표검토를 수행하고 있습니다. 물론 각 법인별로 관리항목이나, 전표유형, ERP시스템 등이 다를수 있으므로, 아래 내용은 단순 참고만 하시기 바랍니다.

거래일자 = 전표일자 = 회계일자

거래관련 적격증빙의 지출일자 또는 작성일자가 거래일자(회계전표일자)와 일치는지를 검토

보통 거래일자는 지출증빙에 표시되는 날짜를 기준으로 처리하는 것이 일반적입니다. 세금계산서의 작성일자, 법인카드영수증의 승인일자 등이 그 예가 됩니다. 거래일자는 가급적 전표인자와 회계일자를 일치시키는 것이 결산과정에서 손익의 귀속시기를 명확하게 반영할수 있으므로, 반드시 거래일자가 동일한 회계기간 중 이월 또는 미리 반영시키는 것은 추후 세무조사나 외부감사의 증빙 검증시 문제가 될 수 있습니다. 뿐만 아니라, 부가세 신고에 따른 세액 산출 시에도 작성일자와 회계상 일자가 다를 경우 실무자 입장에서는 차이가 나는 전표를 모두 확인하여, 세액을 작성일 기준으로 조정해야하는 작업이 별도로 수행될 수 있습니다.

물론 회사가 매월 결산하는 과정에서 월손익을 산출할 때에도 거래일자와 전표일자(회계일자)를 일치시킨다면, 보다 정확한 월차손익을 계산할 수 있습니다. 다만, 공사진행율 계산 또는 결산조정으로 반영되는 비용 또는 수익은 이러한 논의에서 제외하겠습니다.

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전표자동생성경로(코드)

사전에 정의한 '자동생성 전표유형'에 부합하는 내용인지 아닌지를 검토

ERP는 거래유형에 따라서 재고입출고 관련, 유형자산취득·제거 관련, 법인카드사용 관련 등과 같이 거래를 일반적인 항목별로 명확히 구분할 수 있는 경우에는 자동전표가 생성될 수 있도록 처리하고 있습니다. 가령 영업부서의 출하요청에 따라, 물류팀에서 해당 품목을 출고 시키는 경우 그 출고정보를 기반으로 다시 영업부서에서는 매출정보를 마감합니다. 그러한 마감정보는 매출전표를 자동으로 생성시키고, 세금계산서를 전송할 수 있도록 데이터가 연계되어 처리될 수 있습니다.

그런데 거래유형이 정해져있음에도 불구하고, 자동생성되지 않았거나, 자동생성 전표 거래가 아님에도 자동생성 되었다는 의미는 그 거래에 대해 전표입력자 또는 회계담당자로 하여금 회계상 명확하게 정의되지 않았거나, 일시적인 전표라고 판단될 수 있기 때문에 이러한 전표는 가급적 회계실무자가 필터링하여 회계프로세스 중 어떤 유형에 포함시켜야 된다면, 거래유형을 추가하거나, 단발성이면서 일시적인 거래라면 대체(분개)전표로 직접 입력할 수 있도록 안내해야 합니다. 또한 이러한 거래들은 반드시 회계감사나 세무조사과정에서 소명요구를 받는 경우가 빈번함으로 그 증빙과 관련 자료들을 별도로 취합해두는 것도 권해드립니다.

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계정과목 및 금액

회계기준과 세법, 내부규정 등에 따른 적정한 회계처리(계정과목의 사용) 인지를 검토

회계기준과 세법에 따라 특정 거래를 회계처리하는 방법은 회사마다 다를 수 있습니다. 하지만, 회계관련 규정은 대부분 존재하고 있으므로, 법인에서 정한 그 규정 또는 내부 절차 등에 따라 적정하게 회계처리(계정과목과 그 금액)가 되었는지를 검토해야 합니다. 또한 최근 회계기준서 등의 개정 또는 세법 개정 영향으로 기존에 유지해오던 회계처리가 변경되어야 하는 경우도 존재함으로 그 부분에 대해서도 관리가 필요합니다. 구체적인 회계사례별 계정과목의 적정성 검토에 대해서는 본 포스팅에서 다루지 않을 예정입니다.(계정과목 카테고리를 참고하시기 바랍니다.)

마지막으로 동일한 회계처리라도 ERP시스템의 기초세팅에 의해 분개내용이 달라질 수도 있습니다. 그러나 이러한 사항이 재무제표까지 영향을 줄 수는 없습니다. 회사가 사용하는 ERP로 잘못된 재무제표가 만들어 진다면, 어느 누구도 그러한 ERP시스템을 사용하지 않기 때문이며, 요즘은 기존 ERP시스템을 바로 사용하기 보다는 회사에 맞게 적정한 계정과목 또는 분개형태 등을 도입초기에 컨설팅이 진행되면서 결정되므로 어떤 시스템인지 또는 도입과정상 특정 이슈에 따라 회계처리는 조금씩 차이가 있을 수 있습니다. 하지만, 회계실무자라면 계정과목별 회계상 거래가 어떻게 분개가 되는 것이 일반적인 사항인지 정도는 당연히 숙지하고 있어야만, 전표내용 중 회계처리의 오류 부분도 바로 찾아낼 수 있습니다.

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차변/대변 일치

모든 회계전표는 차변 금액의 합계와 대변 금액의 합계가 반드시 일치

더존, 세무사랑, 이카운트ERP, SAP, JDE, 영림원 등 이러한 ERP 들은 사실 차/대변의 금액 합계가 불일치하는 거래가 발생될 수 없습니다. 하지만 여기서 제가 다시 한번 이 부분을 언급한 이유는 그럼에도 불구하고 차변금액합계과 대변금액합계는 반드시 같아야 한다는 회계원칙 중 가장 중요한 사실을 상기시키고자 합니다.

회계실무자라면, 결산조정 또는 세무조정, 세무신고 과정에서 각 원장데이터를 가지고 결산조정금액, 신고금액, 세무조정금액 등을 계산합니다. 복잡한 순서와 다양한 자료를 취합하여, 가공하는 과정에서 기계적으로 작업을 하다보면 종종 회계원칙 중 기본적인 부분들을 놓치는 경우가 생길수 있습니다. 그런때에는 다시 한번 각 과정마다 위와 같은 회계기본원칙들을 상기하고, 자료를 취급한다면 계산과정에 오류나 누락 등을 방지할 수 있습니다.

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적요와 관련 증빙의 타당성

전표의 회계처리 내용과 첨부된 관련 증빙과 연관성이 있는지 그 내용이 타당한지를 검토

적요는 그 거래사실을 간단히 설명하는 줄글이라고 이해할 수 있습니다. 간혹 적요내용에는 'OO부서 홍길동외 몇명 야근식대' 라고 입력되어 있고, 계정과목도 복리후생비를 사용하였으나, 첨부된 증빙의 사용처와 사용시간이 이상한(?) 곳으로 표기되어 있다며, 내부 규정에 따라 업무와 무관한 법인카드 사용에 따라 개인배상 처리할 지 아니면, 시말서 등의 조치를 관련 부서장에게 요청 할지 등에 대해서 고민해보야 합니다.

한가지 예시를 들었을 뿐이며, 실무에서는 위와 같이 적요내용과 회계처리가 첨부된 증빙의 내용으로 설명되지 않는 사례가 많이 존재합니다. 따라서 실무자분들께서는 전표의 회계처리 내용과 적요의 내용 그리고 첨부된 증빙이 모두 하나의 거래를 설명하고 있는지에 대해서 명확하게 머릿속에서 그려질 수 있어야만 합니다. 만일 특정 계정과목이나, 그 금액등에 대한 추적이 안되는 증빙이 존재한다면, 증빙을 보완할 수 있도록 요청하거나, 그 전표를 반려처리해야 합니다.

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결재라인

법인내 위임전결규정에 따라 회계전표 내용과 금액에 따른 결재자가 모두 결재되어 있는지를 검토

회사 규정에 따라 특정 금액 범위 또는 특정 거래 유형에 따라 각 거래가 발생할때에 결재범위와 결재권자가 결정됩니다. 최근 많이 대두되고 있는 내부회계관리제도 역시 일부 이러한 내용과 일맥상통하는 부분이 있습니다. 즉, 결재권자의 결재를 득하지 않고 지출되는 거래나 또는 규정상의 결재권자가 아닌자가 결재를 하는 등 거래에 대해 회사가 충분한 내부통제를 수행하고 있는지가 결재라인을 검토하는 중요한 이유입니다.

적정한 결재권자가 해당 거래에 대해 업무와 어떤 연관인지, 그 업무내용이 어떻게 진행되고 있는지, 필요한 비용 지출인지, 금액이 과도한 것은 아닌지 등에 대해 업무에 밀접하게 연관지어서 검토할 수 있는 충분한 역량과 지위를 가지고 있다고 보고 회사는 일반적으로 위임전결규정상에 결재권자를 경영활동 부문(부서)별로 나눠서 표시하거나, 직급별로도 표시 있습니다.

만일 위와 같은 부정한 결재가 이뤄진 거래가 존재할 경우 세무조사 등의 과정에서 대표이사에 대한 상여 또는 특정인 소득으로 처분될 수도 있으므로 유의해야 합니다.

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| 맺음말

오늘은 위와 같이 전표 검토요령에 대해 공유해보고자 관련 내용을 정리하였습니다.

긴글 읽어주신 점 진심으로 감사드립니다. – 재무통 taxis

# 위 내용 중 수정 및 보완할 부분이 있으신 경우 이메일이나 댓글로 연락 주시기 바랍니다.