기장(장부작성)과 증빙 보관, 금융결제 활용

장부 작성(기장)과 증빙 보관, 금융결제는 사업자가 반드시 유념해야 할 세금관련 기본 원칙 

| 인사말

안녕하세요? 재무통 taxis 입니다.
오늘은 소득세법상 개인사업자 등이 장부작성 여부와 증빙보관과의 관계 및 대금결제시 금융기관을 통해서 처리해야 되는 이슈 등에 대해서 알아보고자 합니다.

# 본 내용은 참고 용도로만 활용하시기 바라며, 정확한 정보는 관련 기관에서 확인하시기 바랍니다.

 

< 목 차 >
Ⅰ. 기장 하면, 증빙서류는 불필요?
Ⅱ. 기장 못하면, 증빙서류라도 보관 
Ⅲ. 거래처가 의심스러운 경우 금융결제 활용

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Ⅰ. 기장 하면, 증빙서류는 불필요?

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기장을 하고 이에 따라 소득세를 신고하고 있는 정교한 씨는, 최근 관할세무서로부터 세무조사를 받고 거액의 세금을 추징당했습니다. 추징사유는 대부분이 증빙을 제대로 갖춰 놓지 않아 비용을 인정해 줄 수 없다는 것이었습니다.

사실 그동안 정교한 씨는 증빙이 없는 장부를 근거로 소득세를 신고해도 세무서에서 별다른 간섭이 없었고, 수년간 세무조사도 받지 아니하여 증빙서류를 제대로 챙겨 놓지 않았었습니다. 그런데 이제 와서 비용이 지출된 사실을 입증해 보라고 하니 어찌해 볼 방법이 없었던 것입니다. 증빙서류가 없으면 실제 지출한 비용도 인정받지 못하는 것인지 이에 대해 알아보겠습니다.

‘기장’이란 영수증 등 증빙자료에 의하여 거래사실을 장부에 기록하는 것을 말합니다. 따라서 장부의 가장 기초가 되는 것이 증빙서류입니다. 증빙서류가 없어도 기장은 할 수 있으나, 이렇게 하면 장부에 기록된 내용이 사실인지 여부가 확인되지 않으므로 인정을 받을 수 없습니다.

따라서, 증빙서류를 갖춰 놓지 않으면 실제 지출된 비용도 세법상 비용으로 인정받지 못하여, 기장을 하지 않은 경우보다 더 많은 세금을 낼 수도 있습니다. 장부는 경리직원이나 세무대리인에게 맡겨도 되지만, 증빙서류는 다른 사람이 알아서 챙겨줄 수 없으므로 사업자 자신이 그때 그때마다 챙겨야 합니다.

증빙서류를 제때 챙겨 놓지 않고 있다가 나중에 지출금액에 맞추기 위하여 허위의 증빙서류를 만들어 놓는다거나 금액을 부풀려 놓으면 실제 지출내용과 맞지 않으므로 이 또한 비용으로 인정을 받지 못합니다. 따라서 증빙서류는 비용이 지출될 때마다 챙겨 놓는 것이 좋습니다. 사업자가 사업과 관련하여 다른 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 세금계산서나 계산서 또는 신용카드매출전표 등 적격증빙서류를 받아야 합니다.

특히 복식부기의무자의 경우 적격증빙서류를 받지 아니한 경우에는 받지 아니한 금액의 2%에 해당하는 증빙불비가산세를 내야 하므로 반드시 정규증명서류를 받아야 합니다. 다만, 건당 거래금액(부가세 포함)이 3만 원 이하인 경우 등 특수한 경우에는 적격증빙서류를 받지 않아도 되며, 이에 대하여는 증빙불비 가산세도 부과되지 않습니다.

증빙서류는 확정신고 기간 종료일부터 5년간 보관하여야 합니다. 다만, 각 과세기간의 개시일 5년 전에 발생한 결손금을 공제받은 경우 해당 결손금이 발생한 과세기간의 증빙서류를 공제받은 과세기간의 다음다음 연도 5월 31일까지 보관하여야 합니다.

증빙서류 미제출시 가산세 규정

소득세법 제81조(영수증 수취명세서 제출ㆍ작성 불성실 가산세)
① 사업자(대통령령으로 정하는 소규모사업자 및 대통령령으로 정하는 바에 따라 소득금액이 추계되는 자는 제외한다)가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 제출하지 아니한 분의 지급금액 또는 불분명한 분의 지급금액의 100분의 1을 가산세로 해당 과세기간의 종합소득 결정세액에 더하여 납부하여야 한다.
1. 영수증 수취명세서를 과세표준확정신고기한까지 제출하지 아니한 경우
2. 제출한 영수증 수취명세서가 불분명하다고 인정되는 경우로서 대통령령으로 정하는 경우
② 제1항에 따른 가산세는 종합소득산출세액이 없는 경우에도 적용한다.
[전문개정 2019. 12. 31.]

증명서류 수취 불성실 가산세 규정

소득세법 제81조의6(증명서류 수취 불성실 가산세)
① 사업자(대통령령으로 정하는 소규모사업자 및 대통령령으로 정하는 바에 따라 소득금액이 추계되는 자는 제외한다)가 사업과 관련하여 다른 사업자(법인을 포함한다)로부터 재화 또는 용역을 공급받고 제160조의2제2항 각 호의 어느 하나에 따른 증명서류를 받지 아니하거나 사실과 다른 증명서류를 받은 경우에는 그 받지 아니하거나 사실과 다르게 받은 금액으로 필요경비에 산입하는 것이 인정되는 금액(건별로 받아야 할 금액과의 차액을 말한다)의 100분의 2를 가산세로 해당 과세기간의 종합소득 결정세액에 더하여 납부하여야 한다. 다만, 제160조의2제2항 각 호 외의 부분 단서가 적용되는 부분은 그러하지 아니하다.
② 제1항에 따른 가산세는 종합소득산출세액이 없는 경우에도 적용한다.
[본조신설 2019. 12. 31.]

관련 규정

소득세법 제81조, 제81조의 6, 제70조 제4항 제5호, 제160조의 2
소득세법 시행령 제132조

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Ⅱ. 기장 못하면, 증빙서류라도 보관 

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소득세를 계산하기 위해서는 우선 소득금액을 산출하여야 합니다. 사업자가 장부를 기장하고 있으면 수입금액에서 장부와 증빙서류에 의하여 확인되는 필요경비를 공제하여 소득금액을 산출하면 되지만, 장부가 없으면 정부에서 정한 방법으로 소득금액을 추계할 수 밖에 없습니다.

기준경비율제도

기준경비율 제도는 장부를 기장하지 않는 사업자도 기장하는 사업자의 경우와 같이 수입금액에서 필요경비를 공제하여 소득금액을 계산하는 제도입니다. 기준경비율이 적용되는 사업자의 경우 사업의 기본비용인 매입비용, 임차료, 인건비 등 주요경비는 증빙에 의하여 확인되는 금액으로 하고, 기타 비용은 국세청장이 고시한 기준경비율에 의해 필요경비를 산정하여 소득 금액을 계산하며, 

*복식부기의무자는 기준경비율의 ½을 곱하여 계산
**2021 귀속배율: 간편장부대상자 2.8배, 복식부기의무자 3.4배

단순경비율이 적용되는 소규모 사업자에 대하여는 납세편의를 위해 단순경비율로 필요경비를 인정하여 소득금액을 계산합니다. 단순경비율 적용대상자라도 증빙확인경비가 있으면 기준경비율 적용대상자의 추계 소득금액 적용 가능합니다. 

이때 사업자가 기준경비율 적용대상자인 경우 단순경비율을 적용할 수 없지만, 단순경비율 적용대상자는 기준경비율과 단순경비율을 선택·적용하여 소득금액을 계산할 수 있습니다.

기준경비율 적용대상자

직전연도 수입금액이 다음 금액 이상인 자로서 장부를 기장하지 않은 사업자는 기준경비율 적용대상자가 됩니다.

[적용례] 한식점을 운영하는 사업자의 2019 년 귀속 수입금액이 5천만 원인 경우
→ 2021년 5월(2020년 귀속) 신고 시 수입금액이 기준금액(3,600만 원) 이상이므로 기준경비율 적용대상입니다.

단순경비율 적용대상자

해당 과세기간의 수입금액이 복식부기 기준 수입금액 미만인 사업자로서 직전연도 수입금액이 위의 수입금액에 미달하는 사업자와 당해연도 신규사업자로서 장부를 기장하지 않은 사업자는 단순경비율 적용 대상자에 해당됩니다. 다만 약사, 의사, 변호사, 변리사 등 전문직사업자 및 현금영수증 미가맹 사업자 및 발급거부자 등은 직전년도 수입금액 및 신규 사업자 여부에 상관없이 기준경비율 대상자에 해당됩니다.

주요경비의 범위

1) 매입비용: 상품·제품·재료·소모품·전기료 등의 매입비용과 외주가공비 및 운송업의 운반비를 말합니다. 따라서
음식대금, 보험료, 수리비 등의 금액은 제외됩니다.
2) 임차료: 사업에 직접 사용하는 건축물, 기계장치 등 사업용고정자산의 임차료를 말합니다.
3) 인건비: 종업원의 급여·임금 및 일용근로자의 임금과 실지 지급한 퇴직금을 말합니다.

갖추어야 할 증빙서류

매입비용과 임차료는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표 등 정규 영수증을 받아야 하며, 간이세금계산서나 일반영수증을 받은 경우에는 「주요경비지출명세서」를 제출하여야 합니다. 인건비는 원천징수영수증이나 지급명세서 또는 지급관련 증빙서류를 비치·보관하여야 합니다.

위에서 살펴본 바와 같이 기준경비율 적용대상자가 주요경비를 지출한 경우에는 반드시 증빙서류를 갖추어 놓아야 합니다. 증빙서류를 갖추어 놓지 않으면 실제 비용을 지출하고도 지출사실을 인정받지 못하게 됩니다.

지출증명 수취 및 보관 의무 규정

소득세법 제160조의2(경비 등의 지출증명 수취 및 보관)
① 거주자 또는 제121조제2항 및 제5항에 따른 비거주자가 사업소득금액 또는 기타소득금액을 계산할 때 제27조 또는 제37조에 따라 필요경비를 계산하려는 경우에는 그 비용의 지출에 대한 증명서류를 받아 이를 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관하여야 한다. 다만, 각 과세기간의 개시일 5년 전에 발생한 결손금을 공제받은 자는 해당 결손금이 발생한 과세기간의 증명서류를 공제받은 과세기간의 다음다음 연도 5월 31일까지 보관하여야 한다.  <개정 2010. 12. 27., 2013. 1. 1.>
② 제1항의 경우 사업소득이 있는 자가 사업과 관련하여 사업자(법인을 포함한다)로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지출하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.  <개정 2013. 6. 7.>
1. 제163조 및 「법인세법」 제121조에 따른 계산서
2. 「부가가치세법」 제32조에 따른 세금계산서
3. 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령으로 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우 그 증명서류를 포함한다)
4. 제162조의3제1항에 따라 현금영수증가맹점으로 가입한 사업자가 재화나 용역을 공급하고 그 대금을 현금으로 받은 경우 그 재화나 용역을 공급받는 자에게 현금영수증 발급장치에 의하여 발급하는 것으로서 거래일시ㆍ금액 등 결제내역이 기재된 영수증(이하 “현금영수증”이라 한다)
③ 제2항을 적용할 때 사업자가 같은 항 제2호의 세금계산서를 받지 못한 경우 「부가가치세법」 제34조의2제2항에 따른 매입자발행세금계산서를 발행하여 보관하였을 때에는 제2항의 수취ㆍ보관의무를 이행한 것으로 본다.  <개정 2017. 12. 19.>
④ 제1항부터 제3항까지의 규정을 적용할 때 비용 지출에 대한 증명서류의 수취ㆍ보관에 관한 사항과 그 밖에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
[전문개정 2009. 12. 31.]

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매입비용․임차료의 범위와 증명서류의 종류 고시 

국세청고시 제2021-5호
「소득세법」제80조제3항 단서, 같은 법 시행령 제143조제3항제1호 및 제143조제5항의 위임에 따라 소득금액을 추계결정 또는 경정하는 경우에 수입금액에서 공제하는 ‘매입비용과 사업용고정자산에 대한 임차료의 범위’, ‘매입비용 및 사업용고정자산에 대한 임차료 관련 증명서류의 종류’, ‘종업원의 급여․임금 및 퇴직급여에 대한 증명서류의 종류’에 관한 사항을 다음과 같이 고시합니다. 2021년 4월 9일 국세청장 

제1조 (목적) 이 고시는 「소득세법」제80조제3항 단서, 같은 법 시행령 제143조제3항제1호 및 제143조제5항에서 국세청장에게 위임한 바에 따라 소득금액을 추계결정 또는 경정하는 경우에 수입금액에서 공제하는 ‘매입비용과 사업용 고정자산에 대한 임차료의 범위’, ‘매입비용 및 사업용 고정자산에 대한 임차료 관련 증명서류의 종류’, ‘종업원의 급여․임금 및 퇴직급여에 대한 증명서류의 종류’를 정함을 목적으로 한다. 

제2조(매입비용의 범위) 
① 매입비용은 다음 각 호의 재화의 매입(사업용 고정자산의 매입을 제외함)과 외주가공비 및 운송업의 운반비로 한다.
1. 재화의 매입은 재산적 가치가 있는 유체물(상품․제품․원료․소모품 등 유형적 물건)과 동력․열 등 관리할 수 있는 자연력의 매입으로 한다.
2. 외주가공비는 사업자가 판매용 재화의 생산․건설․건축 또는 가공을 타인에게 위탁하거나 하도급하고 그 대가로 지출하였거나 지출할 금액으로 한다.
3. 운송업의 운반비는 육상․해상․항공 운송업 및 운수관련 서비스업을 영위하는 사업자가 사업과 관련하여 타인의 운송수단을 이용하고 그 대가로 지출하였거나 지출할 금액으로 한다.
② 제1항의 외주가공비와 운송업의 운반비 이외의 용역을 제공받고 지출하였거나 지출할 금액은 매입비용에 포함하지 아니한다. 매입비용에 포함되지 않는 용역을 예시하면 다음 각 호와 같다.
1. 음식료 및 숙박료
2. 창고료(보관료), 통신비
3. 보험료, 수수료, 광고선전비(광고선전용 재화의 매입은 매입비용으로 함)
4. 수선비(수선용․수리용 재화의 매입은 매입비용으로 함)
5. 사업서비스, 교육서비스, 개인서비스, 보건서비스 및 기타 서비스(용역)를 제공받고 지급하는 금액 등

제3조(사업용 고정자산에 대한 임차료의 범위) 사업용고정자산에 대한 임차료는 사업에 직접 사용하는 건축물 및 기계장치 등 고정자산을 타인에게서 임차하고 그 임차료로 지출하였거나 지출할 금액으로 한다. 

제4조(재고자산에 포함된 주요경비의 계산)
① 해당 과세연도 수입금액에서 공제하는 매입비용과 사업용고정자산에 대한 임차료 및 종업원의 급여․임금․퇴직급여(이하 “주요경비”라 한다)는 해당 과세연도에 지출하였거나 지출할 금액에 기초재고자산에 포함된 주요경비를 가산하고 기말재고자산에 포함된 주요경비를 공제하여 계산한 금액으로 한다.
② 해당 과세연도의 기초재고자산 또는 기말재고자산에 포함된 주요경비를 따로 계산할 수 없는 경우에는 기초재고자산 및 기말재고자산을 감안하지 않고 해당 과세연도에 지출하였거나 지출할 주요경비를 수입금액에서 공제할 주요경비로 할 수 있다.
③ 직전 과세연도 종료일 이전의 주요경비 지출에 대한 내용과 증명서류가 없어 해당 과세연도 개시일 현재 기초재고자산에 포함된 주요경비를 따로 계산할 수 없으나 해당 과세연도 종료일 현재 기말재고자산에 포함된 주요경비를 따로 계산할 수 있는 경우에는 다음 방법으로 해당 과세연도 개시일 현재 기초재고자산에 포함된 주요경비 금액을 계산할 수 있다.

해당 과세연도 개시일 현재 기초재고자산에 포함된 주요경비 금액   = 기초재고자산의 매출환산금액 × (직전과세연도 해당 업종의 단순경비율 - 직전과세연도 해당 업종의 기준경비율)

제5조(매입비용과 사업용고정자산에 대한 임차료 관련 증명서류의 종류)매입비용과 사업용고정자산에 대한 임차료는 다음의 증명서류에 의하여 지출하였거나 지출할 사실이 객관적으로 확인되어야 한다.
1. 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표(현금영수증 포함)
2. 「소득세법」제160조의2제2항 단서와 같은 법 시행령 제208조의2 및 같은 법 시행규칙 제95조의3에 따라 위 제1호의 증명서류를 수령하지 않아도 되는 경우에는 지출 사실이 확인되는 영수증 등
3. 매입비용과 사업용 고정자산에 대한 임차료에 대하여 제1호의 증명서류를 수령하지 아니한 경우에는 종합소득세 과세표준 확정신고서에 소득세법시행령 제143조제9항에 따른 주요경비지출명세서를 첨부하여 제출한 금액

제6조(종업원의 급여․임금 및 퇴직급여에 대한 증명서류의 종류) 종업원의 급여․임금․퇴직급여는 다음의 증명서류에 의하여 지급하였거나 지급할 사실이 객관적으로 확인되어야 한다.
1. 급여․임금의 경우 근로소득원천징수영수증 또는 지급명세서를 관할세무서에 제출한 금액
2. 퇴직급여의 경우 퇴직소득원천징수영수증 또는 지급명세서를 관할세무서에 제출한 금액
3. 급여와 임금 및 퇴직급여에 대한 원천징수영수증 또는 지급명세서를 제출할 수 없는 부득이한 사유가 있는 경우에는 소득을 지급받은 자의 주소, 성명, 주민등록번호 등 인적사항이 확인되고 소득을 지급받은 자가 서명 날인한 증명서류

제7조(추계소득금액계산서 기재사항) 제5조 및 제6조의 증명서류 중 세금계산서․계산서․신용카드매출전표(현금영수증 포함) 수령금액과 원천징수영수증․지급명세서 제출금액은 「소득세법시행령」제130조에 따른 별지 제40호 서식(1)의 “추계소득금액계산서(기준경비율적용대상자용)” 작성 시 정규증빙서류 수취금액란에 기재한다.

제8조(재검토기한) 「훈령․예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령 훈령 제431호)에 따라 이 고시 발령 후의 법령이나 현실여건의 변화 등을 검토하여 이 고시의 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 하는 기한은 2024년 4월 8일까지로 한다.

부칙(2021. 4. 9. 국세청 고시 제2021-5호)
제1조(시행일) 이 고시는 2021. 4. 9. 부터 시행한다.
제2조(적용례) 이 고시는 이 고시 시행일 이후 최초로 종합소득과세표준확정신고 기한이 도래하는 소득분부터 적용한다.

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관련 규정 

소득세법 제160조의 2
소득세법 시행령 제143조, 제208조의 2
국세청 고시 제 2021-5호
소득세법 시행규칙 제67조

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Ⅲ. 거래처가 의심스러운 경우 금융결제 활용

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의류 원단을 도·소매하고 있는 이원단 씨는 1년 전 평소 거래가 없던 사람으로부터 사업이 부도위기에 몰려 있어 시가 1억 원 상당의 원단을 5천만 원에 팔겠다는 제의를 받아 현금을 주고 구입한 적이 있습니다. 매입 당시 사업자등록증 사본도 확인했고 세금계산서도 받았기 때문에 별 문제가 없으리라고 생각했는데, 얼마 전에 관할 세무서로부터 거래 상대방이 자료상으로 통보되었으므로 실지 거래가 있었으면 그 사실을 입증하라는 통지서를 받았습니다.

만약 입증을 하지 못하면 매입세액을 불공제하고 매입비용도 인정하지 아니하여 이에 대한 부가가치세와 소득세를 추가징수 하겠다고 합니다. 이원단 씨의 입장에서는 부가가치세는 어쩔 수 없다 하더라도 원단을 구입한 것은 사실이므로 경비지출은 인정받았으면 합니다. 이런 경우에는 어떻게 해야 인정받을 수 있는지에 대해서 알아보겠습니다.

사업을 하다 보면 위 사례와 같이 본인으로서는 나름대로 주의를 다 했지만 나중에 거짓세금계산서로 확인되어 불이익을 받을 수도 있습니다. ‘거짓세금계산서’란 재화 또는 용역의 거래 없이 실제 거래가 있었던 것처럼 주고받는 세금계산서를 말합니다. 이때 일정액의 대가를 받고 세금계산서를 파는 사람을 ‘자료상’이라고 합니다.

당초 수령한 세금계산서가 거짓세금계산서로 밝혀지면 그와 관련된 매입세액을 불공제하여 부가가치세를 추가징수합니다. 뿐만 아니라 원가로 계상된 거짓세금계산서 매입비용은 실제거래가 없는 것으로 보아 비용인정을 하지 않으므로 소득세 부담이 크게 늘어납니다. 그러므로 실제 거래가 있었다면 거래사실을 반드시 입증하여야 합니다. 거래사실을 입증할 때 가장 객관적이고 확실한 방법은 금융자료를 제시하는 것입니다.

거래대금을 직접 현금으로 지급하지 아니하고 은행을 통하여 송금한 다음 무통장입금증 등 증빙서류를 갖추어 놓으면 인정을 받기가 쉽습니다. 위 사례의 경우는 세금계산서를 발급한 사람이 자료상으로 판명된 데다 물품대금을 현금으로 지급하였으므로 거래사실을 입증하기가 매우 어렵습니다. 이원단 씨 계좌에서 현금이 인출된 사실이 인정된다 하더라도
그것이 거래상대방에게 갔다는 사실을 입증하기가 힘들기 때문입니다. 그러므로 거래상대방이 의심스러운 경우에는 가급적 금융회사를 통하여 대금을 지급하는 것이 좋습니다.

만약 그렇게 할 상황이 못된다면 거래상대방의 사업자등록증 사본을 받아 놓고 수표사본을 보관해 놓는다거나 거래명세서에 운송자의 인적사항(성명, 주민등록번호 등) 및 운반차량의 차량번호를 기록해 놓는 등의 조치를 취해 놓아야 합니다.

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| 맺음말

위와 같이 소득세와 관련하여 개인사업자가 기장(장부작성)과 증빙서류의 보관의무, 금융기관을 통한 대금결제 사유 등에 대해서알아보았습니다.

긴 글 읽어주신 점 진심으로 감사드립니다. – 재무통 taxis

# 위 내용 중 수정 및 보완할 부분이 있으신 경우 이메일이나 댓글로 연락 주시기 바랍니다.