자금부정(횡령)과 내부통제

자금부정 발생경위

조회서 송부를 위한 자료라 함은 회사가 거래하는 채권채무 거래처의 명칭, 주소, 채권채무 과목명, 금액, 전화번호, 담당자 등의 정보를 말합니다.

만약 기재된 금액이 다르다면 감사인은 그 원인을 추궁할 것입니다.

직원의 자금횡령은 자금 송금이체 과정에 대한 감시통제의 흠결이 인지되면서 의도가 생겨나고 채권채무의 회수지급 과정에서 주로 발생합니다.

회사의 자금통제는 은행잔고 증명서 또는 계좌잔액 조회내역과 예적금 장부를 대사하는 것입니다.

장부에는 채권의 회수와 채무의 지급으로 처리되었으니 채권채무장부잔액과 예금잔액이 모두 0으로 기록되어 있을 것이므로 예적금 장부잔액은 은행잔고증명서와 일치할 것입니다.

그렇다면 통제가 되어야 할 포인트는 직원이 거래처 계좌가 아닌 개인계좌로 송금하는 행위에 대한 점검일 것입니다.

여기서 회계는 매출거래처에 대한 채권채무를 관리하는 사람이고 자금집행자는 채권채무 관리자로부터 받은 대금회수 내역과 법인계좌 내역을 비교확인하는 사람일 것입니다.

따라서 자금통제자는 대금이 지급되는 상대방의 정확성에 대한 확인통제를 할 수 있어야 합니다.

따라서 불시에 비정형화된 통제를 할 필요가 있는 것입니다.

자금통제는 귀속처에 대한 정확성 뿐 아니라 계약에 부합되는 자금결제가 시행되고 있는지 여부를 포함해야 합니다.

매출채권 회수, 매입채무 지급 프로세스 상에서 대금지급이 매출, 매입 계약정보와 일치하는지 여부가 포함되어야 하는 것입니다.

거래처가 많을 경우 계약정보를 일일이 대조해 보아야 하는 비효율이 있을 수 있으므로 자동화 통제를 수립하는 것이 적절할 것입니다.

따라서 결국은 다시 회사계좌로 들어오면서 다른 매출채권의 회수로 처리된 뒤 원래 지급되었어야 할 거래처에 지급될 것입니다.

자금은 법인계좌로 들어와서 다시 매입채무처로 흘러 들어갔으므로 장부잔액의 변화는 없고 이는 은행잔고증명서와도 일치할 것입니다.

만약 횡령직원이 당초 본인에게 송금되었던 돈을 이미 사용하거나 다른 곳에 투자하여 즉시 현금화 할 수 없다면 법인계좌에 입금할 수 없으므로 결국 또 다른 채권 회수금액으로 매꿔야 할 것입니다.

이처럼 채권채무 거래자금 관련 내부통제가 허술하면 매출채권과 매입채무를 이용하여 수시로 회사자금을 외부로 유출시킬 수 있습니다.

횡령직원은 소액횡령을 반복하면서 다수의 채권, 채무의 만기와 본인계좌의 유동성을 면밀하게 관리해야 하고 만기를 맞추지 못할 경우에는 결국 은행잔고증명서를 위변조 하게 되는 것입니다.

회사의 거래처와 거래은행에 채권채무 잔액과 금융거래 내용을 기재한 서면을 보내어 그 내용이 정확한지 여부를 확인을 받는 절차입니다.

외부감사에서 채권채무조회서와 은행조회서 절차는 앞서 예로 든 횡령을 적발할 수 있는 절차입니다.

감사인이 직접 거래처에 채권채무조회서를 송부하여 채권채무 잔액을 확인하고 은행에 은행조회서를 송부하여 계좌잔액을 확인하기 때문입니다.

외부조회절차의 강력한 위험관리 능력은 회사입장에서는 내부회계관리제도에서 자금통제를 어떻게 해야 하는지에 대한 시사점을 제공합니다.